5S管理一般指5S現(xiàn)場管理法。5S現(xiàn)場管理法中的5S即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)，又被稱為五常法則。5S起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)獨(dú)特的一種管理辦法。

　　個(gè)人信息管理的目的在于通過合理利用各種工具，使個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準(zhǔn)確地表達(dá)知識，提高工作效率和自身能力。然而目前個(gè)人信息管理工具并不能有效管理信息碎片或解決信息分散的問題。為此，需要在個(gè)人信息管理實(shí)踐中引入5S理念。通過整理、整頓、清掃、清潔實(shí)現(xiàn)“素養(yǎng)”的目標(biāo)，這與個(gè)人信息管理的目標(biāo)是契合的。5S的三個(gè)要點(diǎn)是改造人、改造工具和目視管理。通過改造入，形成良好的信息管理習(xí)慣，控制信息碎片的形成;通過改造工具，使各種信息管理工具協(xié)調(diào)、同步起來，解決信息分散的問題;通過目視管理，使所有個(gè)人信息在可視范嗣之內(nèi)，避免“眼不見、心不亂”的困境，減少個(gè)人信息查找利用的障礙。

　　1、整理

　　個(gè)人信息整理的目的是騰出“空間”來活用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們擁有更大容量的存儲器，如數(shù)碼相機(jī)存儲卡、電腦硬盤、手機(jī)SIM卡等。但這些存儲器容量仍然是有限的，如果不定期整理，就會導(dǎo)致手機(jī)的通訊錄或收件箱已滿、數(shù)碼相機(jī)存儲卡已滿、電腦硬盤空間不足導(dǎo)致很多應(yīng)用程序無法運(yùn)行等情況。臨時(shí)倉促地做出刪除文件的決定，往往會做出非理性的選擇，很多人都因?yàn)閯h除了數(shù)碼相機(jī)中的珍貴圖片而后悔莫及。個(gè)人信息整理的要點(diǎn)包括：對個(gè)人信息空間中的所有信息進(jìn)行全面檢查;制定保存和不保存的標(biāo)準(zhǔn);刪除、銷毀不需要的文件;分析信息的使用頻度，決定其保存載體;制定無用信息的處理方法。

　　5S管理咨詢理念

　　2、整頓

　　整頓是指將所有個(gè)人信息保存在最合適的地方，其目的在于減少查找信息的時(shí)間，提高信息利用效率。個(gè)人信息的特性決定了分散保存是不可避免的，但是可以通過整頓將不同的保存地點(diǎn)、存儲載體組織起來，實(shí)現(xiàn)宏觀上的可視管理。要做到這一點(diǎn)，首先需要將個(gè)人信息分為三個(gè)區(qū)：熱信息(當(dāng)前正在使用的信息)，如電腦中打開的文件，電話機(jī)旁的筆記本;溫信息(工作信息)，如與正在執(zhí)行的項(xiàng)目或任務(wù)有關(guān)的信息;冷信息(不再使用的信息)。為不同分區(qū)的信息選擇最合適的存儲載體，例如正在處理的文件放到電腦的桌面上，不再使用的信息可以用光盤、磁帶保存起來。其次，根據(jù)載體形態(tài)、信息形式、信息來源制定信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的信息分類體系。再次，對每一種存儲載體、每一個(gè)個(gè)人信息集合(PerSonal Information Collection)、每一個(gè)文件夾進(jìn)行科學(xué)的標(biāo)識，做到一看文件夾的名字就知道其信息的內(nèi)容。通過整頓，要求做到個(gè)人所形成或經(jīng)歷過的任何信息，能立刻知道保存(或應(yīng)該保存)在什么載體上，保存在哪個(gè)文件夾中，存放在什么地方。這樣就能確?？焖僬业剿枰男畔ⅰ?/span>

　　3、清掃

　　個(gè)人信息的清掃指對個(gè)人信息進(jìn)行有效組織，消除信息碎片，并對個(gè)人信息管理工具進(jìn)行定期維護(hù)和同步。其目的是要將所有信息納入個(gè)人信息管理系統(tǒng)，同時(shí)使個(gè)人信息管理工具處于隨時(shí)可用的狀態(tài)。我們經(jīng)常有這樣的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)需要拍攝某些珍貴照片的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)數(shù)碼相機(jī)沒有充電;或者打開u盤某個(gè)文件的時(shí)候發(fā)現(xiàn)不是最新的版本，新版本保存在個(gè)人電腦的硬盤中。這些都是沒有做好清掃工作的結(jié)果。個(gè)人信息清掃的要點(diǎn)是：通過例行的整理、整頓工作，使個(gè)人信息處于良好的組織狀態(tài);同時(shí)，對各種環(huán)境下形成的信息碎片進(jìn)行及時(shí)的清理，將其納入合適的信息管理系統(tǒng);再次，做好信息管理工具(例如手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦、PDA等等)的維護(hù)工作，使其隨時(shí)處于最佳工作狀態(tài);最后，要做好不同信息管理工具、存儲載體的同步協(xié)調(diào)工作，保持個(gè)人信息的一致。

　　4、清潔

　　個(gè)人信息的清潔指通過制定制度和規(guī)范維持整理、整頓和清掃的成果，其目的在于提高工作效率并維護(hù)個(gè)人信息的安全。清潔工作包括兩個(gè)要點(diǎn)：第一，研究自己在整理、整頓、清掃個(gè)人信息過程中的做法，分析個(gè)人信息在形成、保存、利用、歸檔這一生命周期中存在的規(guī)律，將其中帶有普遍性的處理方法通過制度進(jìn)行規(guī)范化，在下次遇到同樣的信息時(shí)能迅速按照標(biāo)準(zhǔn)操作程序進(jìn)行處理，從而提高個(gè)人信息處理的效率;第二，維護(hù)個(gè)人信息的安全，要對信息存儲載體如磁盤、光盤、磁帶、存儲卡等進(jìn)行更新，保證其可讀性;同時(shí)做好定期備份工作，并將備份工作納入個(gè)人信息管理制度中。

　　5、素養(yǎng)

　　信息素養(yǎng)是知道什么時(shí)候需要什么樣的信息，并能定位、獲取、評估和高效地利用信息去滿足這種需要的能力。將5S管理理念用于個(gè)人信息管理的最終目標(biāo)就是持續(xù)進(jìn)行個(gè)人信息的整理、整頓、清掃、清潔工作直至習(xí)慣化，并在實(shí)踐中制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作程序，最終提升個(gè)人的信息素養(yǎng)，從而充分利用現(xiàn)有的各種信息管理工具，使其協(xié)調(diào)工作，解決個(gè)人信息分散和信息碎片的問題，實(shí)現(xiàn)有效地獲取信息、準(zhǔn)確地表達(dá)知識，提高工作效率和自身素養(yǎng)。

　　信息技術(shù)的發(fā)展，不久的將來一定會出現(xiàn)功能更強(qiáng)大的個(gè)人信息管理設(shè)備或軟件，能實(shí)現(xiàn)不同載體、不同位置、不同格式、不同設(shè)備信息的同步，讓分散的信息集成起來，也能將各種信息碎片納入管理范圍。但是在目前的技術(shù)條件下，我們能做的就是充分利用現(xiàn)有的技術(shù)解決問題。其實(shí)在個(gè)人信息管理領(lǐng)域，技術(shù)不是萬能的，人本身才是起主導(dǎo)作用的因素。5S管理理念的引入，對個(gè)人信息進(jìn)行制度化的整理、整頓、清掃、清潔，有助于提升個(gè)人信息素質(zhì)，走出信息分散化與信息碎片化的困境。